Dokumentationskrav revisoren altid stiller sine kunder

Når en virksomhed får lavet regnskab, revision eller en udvidet gennemgang, er dokumentation et uundgåeligt emne. Dokumentationen er fundamentet, der gør det muligt for revisor at vurdere, om tallene i regnskabet stemmer overens med virkeligheden.

Mange virksomhedsejere oplever kravene som omfattende eller tidskrævende, men de har et klart formål: at sikre, at regnskabet er retvisende, og at virksomheden lever op til gældende regler.

I denne artikel gennemgår vi, hvilke dokumentationskrav revisoren typisk stiller, hvorfor de er nødvendige, og hvordan man som virksomhed kan forberede sig bedst muligt.

Hvorfor er dokumentation så vigtig?

Dokumentation er den rygdækning, som viser, at en transaktion er reel. Et bilag, en kontrakt eller en kvittering bekræfter, at en udgift er afholdt, eller at en indtægt er modtaget. Uden denne dokumentation kan revisor ikke udtale sig med sikkerhed om regnskabets rigtighed.

Samtidig er dokumentationen virksomhedens egen sikkerhed. Hvis SKAT eller andre myndigheder stiller spørgsmål til regnskabet, er det bilagene, der viser, at alt er foregået korrekt.

En lokal revisor Ishøj vil ofte understrege, at god dokumentation ikke bare er en formalitet, men et værktøj til at skabe gennemsigtighed og tillid.

De vigtigste dokumentationskrav

Revisorens dokumentationskrav afhænger af virksomhedens branche, størrelse og kompleksitet. Alligevel er der nogle grundlæggende kategorier, som næsten alle virksomheder skal forholde sig til.

Salgs- og købsfakturaer

Alle indtægter og udgifter skal kunne dokumenteres med fakturaer. Det gælder både elektroniske og papirbaserede. Fakturaerne skal indeholde de lovpligtige oplysninger, herunder CVR-nummer, dato, beløb og moms.

Bankkontoudtog

Revisor sammenholder regnskabet med virksomhedens bankkontoudtog for at sikre, at tallene stemmer. Derfor er det vigtigt at have adgang til fulde og opdaterede kontoudtog.

Lønbilag

Virksomheder med ansatte skal kunne dokumentere lønudbetalinger, herunder kontrakter, lønsedler og indberetninger til eIndkomst.

Kontrakter og aftaler

Lejekontrakter, låneaftaler og andre juridiske dokumenter skal kunne fremvises, så revisor kan vurdere virksomhedens forpligtelser.

Bilag for større investeringer

Når virksomheden køber maskiner, biler eller andet inventar, skal der være dokumentation, der viser både købssum og finansiering.

Typiske udfordringer for virksomheder

Selvom kravene er klare, oplever mange virksomheder problemer med dokumentationen.

• Manglende bilag: Små kvitteringer for fx repræsentation eller rejseudgifter går ofte tabt.

• Uklare fakturaer: Hvis fakturaen ikke indeholder de nødvendige oplysninger, kan den blive afvist.

• Mangel på systematik: Når bilagene ikke arkiveres korrekt, bliver det svært at finde dem, når revisor efterspørger dem.

• Digitalisering: Overgangen fra papir til digital dokumentation skaber ofte forvirring, især hvis virksomheden bruger flere systemer.

Revisors rolle i dokumentationen

Revisorens opgave er ikke kun at kræve dokumentation, men også at hjælpe virksomheden med at håndtere den effektivt.

En revisor vurderer kvaliteten af dokumentationen og rådgiver om, hvordan den kan forbedres. Mange virksomheder vælger at implementere digitale bilagssystemer på revisors anbefaling, fordi det reducerer risikoen for fejl og gør arkiveringen mere overskuelig.

Hos en lokal revisor Ishøj vil man ofte opleve, at rådgivningen tager udgangspunkt i virksomhedens dagligdag. Hvad giver mening i praksis, og hvordan kan dokumentationen gøres enkel uden at gå på kompromis med kravene?

Hvordan kan virksomheden forberede sig?

Der er flere måder, en virksomhed kan gøre dokumentationsarbejdet lettere:

1. Digitalisering: Brug et regnskabsprogram, hvor bilag kan uploades direkte.

2. Systematik: Indfør faste rutiner for, hvordan bilag arkiveres.

3. Ansvarsfordeling: Udpeg en person i virksomheden, der er ansvarlig for dokumentation.

4. Dialog med revisor: Spørg løbende, hvilke krav der gælder, så du undgår overraskelser.

Eksempler fra praksis

En mindre detailvirksomhed oplevede, at mange af deres bilag manglede ved årets afslutning. Revisoren anbefalede et digitalt bilagssystem, hvor alle medarbejdere kunne uploade kvitteringer via en app. Resultatet var, at virksomheden året efter kunne levere komplet dokumentation uden ekstra besvær.

En anden virksomhed i Ishøj-området havde udfordringer med at opbevare kontrakter systematisk. Med hjælp fra deres revisor Ishøj indførte de et digitalt arkiv med adgangsbegrænsning. Det betød, at alle kontrakter var nemme at finde og samtidig opbevaret sikkert.

Fremtiden for dokumentation

I takt med at digitaliseringen skrider frem, bliver kravene til dokumentation ikke mindre – men de ændrer karakter.

I fremtiden vil systemerne i højere grad kunne udveksle data automatisk. Banktransaktioner, fakturaer og lønindberetninger vil blive koblet sammen, så dokumentationen i høj grad genereres automatisk.

Men selv med automatisering vil revisorens rolle fortsat være central. Der skal stadig foretages en vurdering af, om dokumentationen er tilstrækkelig og korrekt, og om systemerne er sat op på en måde, der lever op til reglerne.

Dokumentationskravene kan virke omfattende, men de er nødvendige for at sikre et korrekt og pålideligt regnskab. Når dokumentationen håndteres rigtigt, skaber det ikke kun tryghed over for myndigheder og revisor, men også bedre styring internt i virksomheden.

En erfaren revisor kan hjælpe med at skabe struktur og gøre dokumentationen til en integreret del af virksomhedens økonomistyring. Hos Finara kan virksomheder finde den rette rådgiver – uanset om de ønsker en landsdækkende specialist eller en lokal revisor Ishøj, der kan tilbyde praktisk indsigt og tryghed tæt på.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke dokumenter kræver revisor altid?
Typisk fakturaer, bankkontoudtog, lønbilag, kontrakter og bilag for investeringer.

Hvordan kan man gøre dokumentationsarbejdet lettere?
Ved at digitalisere bilag, indføre faste rutiner og have tæt dialog med revisor.

Hvorfor er dokumentation så vigtig?
Fordi den sikrer, at regnskabet stemmer, og at virksomheden lever op til regler og lovkrav.